개인정보처리자가 경력자를 모집하며, 이전 직장으로부터 개인정보가 포함된 경력 정보를 수집하는 경우, 동의 절차와 방식은 어떻게 해야 하는지?
경력 확인을 위해 정보 수집 시 개인정보처리자가 정보주체에게 이전 직장으로부터 제3자 제공 형식으로 수집 동의를 받고 개인정보를 수집하고 있어, 명확한 기준 마련이 필요하다 판단됨.
답변
개인정보처리자는 근로계약 체결을 위해 경력정보를 수집하고자 하는 경우 정보 주체의 동의를 받아 수집･이용하거나(「개인정보 보호법」 제15조 제1항 제1호), 계약을 체결하는 과정에서 정보주체의 요청에 따른 조치를 이행하기 위하여 필요한 경우 이전 직장에서의 경력정보를 수집해 이용할 수 있습니다(제4호).
다만, 이 경우 필요한 최소한의 정보를 수집하며, 정보주체의 동의 없이 수집이 가능한 정보라는 것에 대한 입증책임은 개인정보처리자에게 있습니다(「개인정보 보호법」 제16조, 제22조 제3항). 만약 계약이 체결되지 않은 경우에는 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우를 제외하고는 수집한 개인정보를 즉시 파기해야 합니다(「개인정보 보호법」 제21조 제1항).
이유
개인정보처리자는 채용 준비 단계에서 적절한 인재 선발에 필요한 개인정보 결정 및 보호 계획을 수립하며, ⅰ) 정보주체의 동의를 받거나 ⅱ) 정보주체와 체결한 계약을 이행하거나 계약을 체결하는 과정에서 정보주체의 요청에 따른 조치를 이행하기 위하여 필요한 경우(예: 회사가 취업지원자와 근로계약 체결 전에 지원자의 이력서, 졸업증명서, 성적증명서 등 정보를 수집･이용하는 경우) 등과 같이 개인정보 수집･ 이용 및 제공 등에 관한 적법근거를 검토할 필요가 있습니다.
※ 민감정보 및 고유식별정보의 경우 정보주체의 별도 동의(주민등록번호 제외) 또는 법령에서 구체적으로 요구하거나 허용하는 경우가 아니면 수집해 이용 또는 제공할 수 없음.
「개인정보 보호법」은 2023년 3월 14일 법 개정을 통해 개인정보처리자가 개인정보를 수집･이용･제공하는 과정에서 정보주체가 자유로운 의사에 따라 동의 여부를 결정할 수 없는 상태에서는 동의하도록 강제할 수 없도록 하되, 계약이행 등과 같이 정보주체가 충분히 예상할 수 있는 합리적 범위 안에서는 개인정보 수집･ 이용할 수 있도록 제15조 제1항 제4호 등을 개정해 2023년 9월 15일부터 시행하고 있습니다(개인정보보호위원회, 『개인정보 보호법 및 시행령 개정사항 안내』, 1쪽 참조).
이에 따라 개인정보처리자와 정보주체 상호 간 체결한 계약을 이행하거나 계약 체결을 위한 준비단계에서 정보주체의 요청에 따라 계약과 관련된 사실관계의 확인 등의 조치가 필요한 경우에는 정보주체로부터 별도의 동의 없이 개인정보를 수집하여 이용할 수 있습니다(개인정보보호위원회, 『개인정보 보호법 및 시행령 개정사항 안내』, 5쪽 참조).
다만, 이 경우에도 필요한 최소한의 범위 내에서 정보주체의 개인정보를 수집해 이용했다는 것에 대한 입증책임은 개인정보처리자에게 있으며, 계약이 체결되지 않은 경우에는 수집한 개인정보를 즉시 파기해야 합니다. 또한 개인정보처리자는 정보주체의 사생활 침해를 최소화하는 방법으로 개인정보를 처리하여야 합니다(「개인 정보 보호법」 제3조 제6항).
※ 허위 경력이 발견될 경우 채용이 취소될 수 있음을 알리고, 근로계약체결 이후 경력 자료를 제출받아 확인
좋아요(♥)와 댓글을 남겨주시면 많은 힘이 될 거예요.
화면 왼쪽 하단에서 "보뜰행정사 구독하기" 버튼을 눌러주세요.
